6 a cada 10 empresas fecha a cada 5 anos segundo o IBGE e esse número sempre assusta aqueles que entram para o empreendedorismo não pensando apenas em um CNPJ temporário. Digitalizar pode salvar sua empresa a longo prazo.
Assim, para tentar se blindar contra possíveis cenários de incerteza, é preciso acompanhar o desenvolvimento humano e se adequar às tecnologias que podem mudar a forma como realizamos as atividades do cotidiano.
Entrando em ação a digitalização, um processo lento, mas forte o suficiente para agilizar diversos processos internos, além de evitar erros e melhorar a forma como os stakeholders lidam com a gestão de documentos.
Por isso, veja a seguir, as principais informações para você ter uma simbiose com a digitalização depois da leitura do artigo.
O que é digitalizar?
O termo ganhou bastante destaque depois da revolução da comunicação que vivenciamos dos anos 50 para cá, quando a troca de informações entre computadores começou a fazer parte da vida comum.
Apesar disso, muitas empresas não evoluíram e continuam com a mesma gestão de tarefas da primeira Revolução Industrial.
Assim, a digitalização é uma forma de realizar tarefas de maneira mais ágil e que gere mais retornos para a empresa.
Indo além, é considerado por muitos empresários uma maneira de viver a vida corporativa e continuar atuando em um mercado cada vez mais mutante, onde a concorrência aprender constantemente e é preciso estar na mesma sintonia.
Porque é importante digitalizar nas empresas?
Os pilares para a mudanças nas realidades nas empresas começa a partir dos seguintes pontos:
- Economia de tempo: Muito mais do que economizar dinheiro, você ganha mais vantagem sobre a concorrência, afinal, tem processos muito mais ágeis.
- Redução dos custos: Administrar documentos online tem gastos, entretanto, os benefícios são a longo prazo e os valores iniciais tendem a diminuir com o passar dos anos.
- Proteção das informações: Não é de hoje que alguns assuntos confidenciais podem vazar. No caso dos sistemas digitalizados. Eles ganham camadas de proteção extras.
- Diferenciação: O mundo globalizado exige das empresas uma mutação constante para otimizar os seus serviços internos.
Vantagens da digitalização
É possível ver ações positivas da digitalizações com os seguintes pontos:
- Armazenamento: Os arquivos, geralmente, ficam armazenados na nuvem, impedindo quaisquer problemas relacionados ao computador que irá acessá-lo.
- Limpeza: O descarte dos arquivos inúteis acontece com muito mais facilidade, já que é possível identificar com poucos cliques.
- Controle: Com um bom sistema de digitalização nas empresas, a localização é um trabalho bem mais simples.
- Centralização: No caso de um ou mais colaboradores precisarem de acesso aos documentos, é possível fazer isso com muita facilidade e o melhor, em qualquer localização.
- Segurança: De maneira geral, os sistemas dos arquivos são protegidos por criptografia e torna-se uma tarefa muito mais difícil para terceiros mal intencionados tentarem acessar.
- Backup: Um dos grandes problemas dos documentos físicos é que se for mal administrado ele simplesmente é danificado. A vantagem do online é que ele pode ser salvo em diferentes lugares e ganha mais segurança em poucos passos.
Como implementar a digitalização na minha empresa?
É possível efetivar a digitalização da sua empresa em alguns passos simples, veja a seguir:
- Mapeamento de processos: Compreenda todas as tarefas que são realizadas na sua empresa e tenha um caminho claro de como o fluxo de trabalho acontece.
- Análise: Aqui, é muito importante estabelecer a ponte entre as expectativas do cliente e as implementações que a empresa pretende fazer.
- Crie um plano de ação: Não dá para depender da sorte, assim, o plano de ação terá como principal objetivo, impedir que tenha direcionamentos errados dos próximos passos.
- Foque no resultado: Por isso, o cliente deve ser o único norte racional nesse processo, tudo que for implementado precisa ter impacto direto em como ele perceberá a sua empresa em meio a concorrência.
- Treine: Sem um time capacitado, todo o investimento em digitalização é simplesmente jogado no lixo, afinal, ninguém consegue utilizá-lo.
- Meça: Com o passar dos meses, colete o maior número de métricas possível.
- Coloque em prática: Com os dados adquiridos anteriormente, você terá os pontos fracos da corporação, onde os investimentos precisam ser feitos com mais intensidades para equiparar com outros setores.
Quais os custos da digitalização nas empresas?
Tudo vai variar do porte da empresa e da quantidade de processos que precisa ser integrado com a tecnologia.
Por isso, a melhor resposta está em realizar orçamentos em diversos lugares para ter uma média como norte.
Assim, você evita pagar mais por algo que nem seria tão caro. Porém, é importante ter os processos já mapeados para que a empresa com a qual está entrando em contato possa ver as necessidades.
Criando algo personalizado e útil. Ir atrás de outros clientes da mesma corporação também é fundamental.
Um dos sites que ajuda a identificar é o Reclame Aqui, além de comentários nas redes sociais e nos aplicativos de mapas como o Google Maps.
Quais as melhores empresas que digitalizam documentos?
Entre as mais utilizadas pelas empresas estão:
- SYDLE: Focado em universalizar as operações das empresas em uma única plataforma, Sydle promete uma revolução digital a partir de 99 reais por mês.
- Google: Uma das empresas mais famosas do mundo, disponibiliza serviços para todo tipo de empresa e com planos que começam a partir de 6 reais por mês.
- Cisco Systems: Com diversos parceiros integrados, a Cisco é uma das maiores empresas nesse meio.
- Amazon Web Services: Jeff Bezos não brinca em serviço e sua extensão da amazon está presente com planos acessíveis, além de não ter diferença entre as grandes empresas e as pequenas na qualidade ofertada.
Conclusão
Você dois passos que precisam ser dados depois da leitura do artigo. O primeiro, o de absorver cada elemento presente nele.
Entendendo como a sua empresa está em relação a eles e criar um projeto para desenvolver os pontos fracos.
Assim, você consegue continuar com os pontos fortes e utilizar a energia e o capital necessários para que todo o conjunto também cresça com você.
A outro grande passo é possível ser dado de uma maneira muito simples, você só precisa compartilhar o artigo nas redes sociais. Ajudando empreendedores com dificuldades nos processos internos a conseguirem um norte de atuação simplificado.